Cuprins
1. Scop
In cadrul acestei proceduri sunt definite etapele care trebuie indeplinite pentru emiterea unei facturi.
2. Domeniu de aplicare
Procedura de facturare se aplica pentru toate procesele referitoare la emiterea facturilor.
3. Definitii si abrevieri
- OF – Operatorul de facturare
4. Procedura
In cadrul companiei TMTC, procesul de facturare include doua fluxuri:
- Emiterea facturilor lunare
- Emiterea facturilor la solicitarea responsabilului de client
Emiterea facturilor lunare
Operatorul de facturare este responsabil de emiterea facturilor lunare.
Pentru a tine evidenta facturilor care trebuie emise lunar OF foloseste Centralalizatorul Facturilor Lunare din cadrul fisierul Facturirer TMTC.xlsm, in sheet-ul Centralizare FactLunare. Acest tabel contine urmatoarele informatii:
- Nr contract intern – Se completeaza numarul contractului pentru serviciul care se factureaza lunar
- Nr. Act Aditional – Se completeaza numarul actului aditional prin care s-a prelungit contractul pentru perioada care se emita factura.
- Data contract – Se completeaza data la care a fost semnat contractul.
- Tip Contract – Se completeaza tipul contractului: Contract sau Act Aditional.
- Client – Se alege din lista derulanta numele clientului.
- Obiect contract – Se completeaza descrierea serviciului care se factureaza lunar.
- Responsabil contract – Se alege din lista derulanta numele angajatului care este responsabil pentru clientul si serviciul care se presteaza.
- Data incepere – Se completeaza data de incepere a contractului sau a actului aditional.
- Data sfarsit – Se completeaza data sfarsit a contractului sau a actului aditional.
- Durata contract (luni) – Nu se completeaza. Folosind o formula, se calculeaza numarul de luni in care serviciul se va presta.
- Periodicitate facturare – Se completeaza periodiciatatea facturarii. In acest tabel, se vor completa doar serviciile care se factureaza lunar sau se presteaza lunar dar se factureaza cumulat.
- Ziua facturare – Se completeaza ziua lunii cand se va emite factura.
- Valoare fara TVA – Se completeaza valoarea contractului fara TVA.
- Deviza – Se alege din lista derulanta valuta in care este semnat contractul.
- Stadiu Contract – Nu se completeaza. Folosind o formula, se verifica daca contractul sau actul aditional este in termen.
- Stare contract – Se alege din lista derulanta stadiul in care este contractul: activ, reziliat, in negociere, inactiv.
Pentru emiterea facturii, operatorul de facturare urmeaza urmatorii pasi:
- Verifica facturile care trebuie emise
- Contracte expirate – Pentru a realiza acest lucru, OF foloseste Centralalizatorul Facturilor Lunare pentru a verifica daca exista contracte care au expirat in luna anterioara. Pentru acestea, va cere responsabililor de clienti informatii cu privire la prelungirea contractelor. Daca aceste contracte se vor prelungi, va alege pe coloana Stare contract
- Stare contract Negociere – Pentru aceste contracte, OF verifica in fisierul de Gestiune contract daca s-a semnat contractul cu clientul. Daca documentele au fost realizate, va verifica informatiile de pe urmatoarele coloana din tabelul Centralalizatorul Facturilor Lunare si le va actualiza pe cele contin modificari: Nr contract intern, Data contract, Tip Contract, Obiect contract, Responsabil contract, Data incepere, Data sfarsit, Periodicitate facturare, Ziua facturare, Valoare fara TVA, Deviza.
- Completarea informatiilor pentru emiterea facturilor lunar:
- In sheet-ul Emitere Facturi se actualizeaza cursul valutar in celula C4.
- Tot in acest sheet, OF incepe completarea informatiilor pentru fiecare linie din facturi:
- Numar factura – Se completeaza numarul facturii care se va emite. Pentru a afla numarul facturii care trebuie folosit, Operatorul de facturare va verifica fisierul de Clienti. Daca o factura contine mai multe servicii se va completa acelasi numar de factura. In acest tabel, fiecare linie de pe factura se va completa una sub alta.
- Data factura – Se completeaza data cu care se va emite factura. Daca serviciile facturare sunt in EUR, informatiile din tabel trebuie sa aiba aceeasi data de facturare.
- Denumire Client complet – Se alege din lista derulanta numele clientului pentru care se emite factura.
- Descriere Serviciu – Se completeaza descrierea serviciului care va aparea pe factura.
- U.M. – Se completeaza unitatea de masura. In cazul serviciilor se va nota BUC.
- CANTITATE – Se noteaza numarul de bucati care se factureaza.
- Valuta – Se alege din lista derulanta deviza in care este valoarea serviciului conform contract.
- Valoare unitara Valuta – Se completeaza valoarea unitara in valuta aleasa inainte.
- Pret unitar (RON) – Nu se completeaza. Folosind o formula, se calculeaza valoarea in RON a pretului unitar care se va folosi in emiterea facturii.
- Termen Incasare – Se completeaza numarul de zile aferent termenului de plata.
- Modalitata plata – Se alege din lista derulanta modalitatea de plata.
- Observatii – Nu se completeaza. Folosind o formula se afiseaza observatiile care vor fi trecute pe factura.
- Emiterea facturilor – pentru emiterea facturilor se va apasa butonul Genereaza Facturi. Fiecare factura se va printa in format pdf, iar operatorul de facturare va salva fiecare fisier cu numarul facturii in folderul corespunzator anului curent.
La semnarea unui nou contract cu periodicitate de facturare lunara, Responsabilul de client va trimite un email de notificare care va contine urmatoarele detalii:
- Numele clientului
- Numarul contractului
- Daca contractul este semnat de client
- Obiectul contractului
- Valoarea lunara si deviza
- Periodicitatea facturii
- Prima luna de facturare
Operatorul de facturare va completa informatiile primite in fisierul Facturirer TMTC.xlsm, in sheet-ul Centralizare FactLunare. Daca anumite informatii nu sunt disponbile, este responsabil de colectarea tuturor informatiilor necesare inainte de emiterea primei facturi.
Pentru facturile lunare emise catre clienti externi se va folosi sheet-ul Model factura EN si emiterea facturii se va realiza prin completarea de catre Operatorul de facturare a campurilor necesare.
Emiterea facturilor la cerere
Pentru proiectele cu perioada fixa, emiterea facturii se realizeaza la cererea Responsabilului de clienti.
Exemplu de servicii cu perioada fixa:
- Situatiile financiare, Inventarierea patrimoniului.
- Buget
- Modelarea afacerii
- Produse Agenius
Responsabilul de client va trimite un email Operatorului de facturare cu solicitarea de facturare. Responsabilul de client va pune in CC si Managerul companiei.
Formularul solicitarii de facturare se regaseste in anexele atasate prezentei proceduri. Responsabilul de client completeaza urmatoarele informatii in Solicitarea de facturare:
- Responsabil Client – Se alege din lista derulanta numele persoanei care solicita facturarea celula F2.
- Beneficiar – Se alege din lista derulanta numele clientului pentru care se doreste emiterea facturii. Daca este vorba de un client nou se alege Client nou , iar in sheet-ul Client nou se vor completa informatiile necesare pentru facturare.
- Date de contact – In cazul in care se doreste trimiterea facturii prin Curier sau e-mail, se completeaza Numele persoanei de contact si Adresa de E-mail.
- Data factura – Se completeaza data cu care se va emite factura.
- Termen incasare (nr. Zile) – Se completeaza numarul de zile aferent termenului de plata.
- Modalitatea de plata – Se alege din lista derulanta modalitatea in care se va face incasara.
- Optiune transmitere factura – Se alege din lista derulanta una din urmatoarele variante: Trimite mail persoanei de contact, Trimite factura prin curier/posta, Trimite mail catre responsabil client, Fizic catre responsabil client.
- Contract – se completeaza numarul contractului pe baza caruia se realizeaza factura.
- Tabelul aferent serviciilor si produselor – se completeaza cu datele corespunzatoare fiecarui camp.
Pentru facturile care au data facturii sfarsitul lunii, Responsabilul de client va trimite solicitarea de facturare pana in ziua 28 a lunii curente.
Campurile marcate prin culoarea rosie în prezentul text sunt obligatorii. In cazul in care operatorul de facturare primeste o solicitare care nu are toate datele completate va anunta responsabilul de client şi nu va emite factura pana cand nu va primi solicitarea completata cu toate informatiile obligatorii.
Operatorul de facturare salveaza solicitarile de facturare complete in fisierul SF de realizat din H:\.
In cazul in care exista mai multe solicitari de facturare cu aceeasi data de facturare, se completeaza din fiecare Solicitare de facturare informatiile in fisierul Facturirer TMTC.xlsm, in sheet-ul Emitere facturi respectand cerintele de la Emitere facturi lunare.
Daca se doreste emiterea unei singure facturi, informatiile din Solicitarea de facturare se completeaza informatiile in fisierul Facturirer TMTC.xlsm, in sheet-ul Model Factura.
Pentru a afla numarul facturii care trebuie folosit, Operatorul de facturare va verifica fisierul de Clienti.
Pentru facturile lunare emise catre clienti externi se va folosi sheet-ul Model factura EN si emiterea facturii se va realiza prin completarea de catre Operatorul de facturare a campurilor necesare.
Dupa ce factura a fost intocmita, solicitarea de facturare va fi salvata de catre operatorul de facturare in folderul de SF Intocmite din H:\ cu nr. facturii.
Dupa intocmirea facturii, Operatorul de facturare se ocupa de transmiterea facturii in functie de campul Optiune transmitere factura din solicitarea de facturare:
- Trimite mail persoanei de contact – Operatorul de facturare va trimite prin e-mail factura in format electronic catre persoana de contact completata in Solicitarea de facturare. De asemenea, va printa documentul in 3 exemplare, va inmana 2 exemplare Responsabilui de client care le va transmite in format fizic Beneficiarului. Beneficiarul va semna şi stampila un exemplar, pe care Responsabilul de facturare trebuie sa il aduca in departamentul de contabilitate.
- Trimite factura prin curier/posta – Operatorul de facturare va trimite cele 2 exemplare si se va asigura ca Beneficiarul va retransmite un exemplar semnat si stampilat.
- Trimite mail catre responsabil client – Operatorul de facturare va trimite prin e-mail factura in format electronic catre Responsabilul de client. De asemenea, va printa documentul in 3 exemplare, va inmana 2 exemplare Responsabilui de client care le va transmite in format fizic Beneficiarului. Beneficiarul va semna şi stampila un exemplar, pe care Responsabilul de facturare trebuie sa il aduca in departamentul de contabilitate.
- Fizic catre responsabil client – Operatorul de facturare va printa documentul in 3 exemplare, va inmana 2 exemplare Responsabilui de client care le va transmite in format fizic Beneficiarului. Beneficiarul va semna şi stampila un exemplar, pe care Responsabilul de facturare trebuie sa il aduca in departamentul de contabilitate.
Operatorul de facturare actualizeaza lunar sheet-ul Centralizare clienti din fisierul Solicitare de facturare si va transmite modelul actualizat catre toti responsabilii de client.
Emiterea chitantelor
Pentru facturile a caror plata se realizeaza cu cash, Operatorul de facturare va emite chitanta folosind sheet-ul Model chitanta din fisierul Facturirer TMTC.xlsm.
Pentru emiterea chitantei se vor completa urmatoarele campuri:
- Numarul si data chitantei
- Se alege clientul din lista de clienti. Daca este vorba de un client nou se completeaza datele acestuia in sheet-ul Centralizare clienti.
- Suma incasate in cifre si cuvinte.
- Numarul facturii si data facturii.
Dupa intocmirea chitantei, Operatorul de facturare se ocupa de transmiterea acestora in functie de optiunea Responsabilului de client.
5. Responsabilitati
Responsabil de client
- In cazul in care pentru clientul, pentru care se doreste factura, exista facturi depasite se va contacta clientul pentru a realiza plata acestora;
- Completeaza solicitarea de facturare;
- Trimite solicitarea de facturare prin e-mail catre Operatorul de facturare si catre Manager;
- Transmite factura in 2 exemplare Beneficiarului;
- Preda in departamentul de contabilite un exemplar al facturii semnat si stampilat de catre Beneficiar.
- La semnarea unui nou contract in care serviciile sunt prestate lunar, informeaza Operatorul de facturare si ii transmite prin e-mail informatiile detaliate in prezenta procedura.
Operator de facturare
- Verifica daca solicitarea de facturare are toate informatiile obligatorii completate si daca este corect completata;
- Instiinteaza Responsabilul de client in cazul în care solicitarea de facturare si/sau documentele atasate nu sunt conforme cu prezenta instructiune de lucru;
- Actualizeaza sheet-ul Centralizare clienti din fisierul Solicitare de facturare si va transmite modelul actualizat catre toti responsabilii de client.
- Verifica valoarea facturilor depasite pentru clientul respectiv. Daca este mai mare de 0 contacteaza responsabilii ale caror facturi sunt restante pentru a informa clientul in legatura cu aceasta situatie.
- Verifica pentru facturile externe daca se aplica cota de TVA/ce cota de TVA se aplica facturii si noteaza pe factura ce lege stabileste aceste reguli;
- Instiinteaza Responsabilul de client in cazul în care solicitarea de facturare si/sau documentele atasate nu sunt conforme cu prezenta procedura;
- Emite facturile conform solicitarilor de facturare dar si pe cele cu frecventa lunara;
- Emite chitantele pentru facturile a caror plata se realizeaza cash.
- Salveaza solicitarile de facturare pentru care nu a emis facturi in h: de adaugat adresa.
- Salveaza factura si solicitarile de facturare pentru care a emis facturi in folderul corespunzator anului curent.
- Trimite factura clientului, daca este specificat acest lucru de catre Responsabilul de client.
6. Anexe
- Facturier TMTC.xlsm
- Solicitare de facturare TMTC ACC Solicitare de facturare TMTC
