Sistemul de back-up este definit pe categorii:

• activitati din cadrul proiectelor – puteti vizualiza pentru fiecare activitate propunerile de back-up accesand fisierul urmator: Centralizator back-up activitati
• back-up pe client pentru serviciile de contabilitate, pentru a raspunde solicitarilor urgente primite de la acesta: puteti vizualiza pentru fiecare client propunerile de back-up accesand fisierul urmator: Centralizator back-up activitati
• back-up activitati HR
  • pentru solicitarile de adeverinte – In perioada in care Elena este in concediu, fiecare responsabil de client va raspunde solicitarilor urgente ale clientului cu privire la adeverinte. Modelele pentru fiecare societate pot fi gasite la urmatoarea adresa: D:\Societati\[numele societatii]\personal\adeverinte. Saptamana viitoare voi lucra cu Elena pentru a face share pe calculatorul ei pentru fiecare persoana.
  • pentru solicatarile legate de Revisal – se va ocupa Stroica Alina-Ioana.
• Alte activitati back-up – In cadrul activitatilor noastre, mai exista cele de back-up pentru activitati ale clientului:
  • BIOROCO – Back-up plati Marcu Veronica
  • BIOROCO – Back-up emitere facturi Tosa Adriana/Munteanu Daniela
  • ROHE ROMANIA – Activitate casierie – back-up Marcu Veronica

Fiecare persoana va informa clientii sai cu privire la inlocuitorii pe tipuri de activitati. Voi actualiza ulterior postare cu un model de mail.

Comentarii si sugestii

Va invit sa folositi zona de comentarii pentru a ne impartasi feedback-ul vostru cu privire la propuneri din cadrul sistemului de back-up.

În cadrul acestei instrucțiuni de lucru este definit cadrul de lucru pentru gestionarea fișierelor extracontabile: Clienți, Furnizori.

DOMENIU DE APLICARE

Această instrucțiune de lucru se aplică în cadrul procesului contabil.

PROCEDURA

În cadrul companiei TMTC Accounting, există următoarele fișiere extracontabile:

• Clienți;
• Furnizori

Gestiunea extracontabilă a Clienților

Pentru a gestiona situația facturilor de clienți se folosește fișierul CLIENTI_TMTC ACC_AAAA.xlsx de la următoarea adresă: \\ROHE10\Home\Doina\veronica\companii\TMTC Acc\Gestiune.

Acest fișier conține următoarele sheet-uri:

• Gestiune Clienti
• Analiza Overdue
• Verificare Contabilitate
• Nomenclator conturi

Facturile de clienți emise de către TMTC Accounting se vor inregistra după emitere în sheet-ul Gestiune Clienti. Tot în acest sheet, se vor completa încasările regăsite în cadrul extraselor de bancă. Actualizarea încasărilor se realizează de doua ori pe lună: 5 și 20 ale lunii.

Completarea informațiilor de mai sus în sheet-ul Gestiune Clienti se realizează astfel:

• Tip Factura – Se alege din lista derulantă tipul facturii;
  • FF – factură fiscală;
  • FA – factură de avans;
  • PP – factură proformă;
  • CI – client incert;
• Nr. factura – Se completează numărul facturii pentru care se înregistrează informatiile:
• Data factura – Se completează data facturii;
• Data scadenta – Se calculează automat data scadentă;
• Termen – Se calculează în funcție de ziua curentă și data scandentă dacă factura este în termen sau s-a depășit termenul de încasare. Pentru termen se afișează OK și pentru depășirea termenului se afișează Depasit;
• Zile overdue – Se calculează numărul de zile depășite sau numărul de zile păna la data scadentă;
• Tip overdue – Pentru facturile depășite se calculeaza tipul de overdue:
  • Not Due
  • Overdue 0-30
  • Overdue 31-60
  • Overdue 61-90
  • Overdue 91-120
  • Overdue 121-365
  • Overdue >365
• Cont Ciel – Se extrage din sheet-ul Nomenclator conturi, contul Ciel al beneficiarului completat în următoarea coloana;
• Beneficiar – Se completează numele beneficiarului pentru factura care se completeaza informatiile;
• Valoare fara TVA – În funcție de Totalul facturii, se calculează valoarea fără TVA;
• TVA – În funcție de Totalul facturii, se calculează valoarea TVA-ului;
• Total – Se completează valoarea totală a facturii;
• Stare – Se afișează dacă factura este încasată sau nu;
• Valoare incasata – Când se completează încasarea unei facturi, se completează valoarea încasată conform extrasului de bancă;
• Rest de incasat – Se calculează valoarea rămasă de încasat în funcție de totalul facturii și valoarea încasată.
• Ch/Op Data – Se completează dupa caz numărul extrasului de bancă și al OP-ului sau al chitanței cu care s-a realizat încasarea;

Dacă coloană Cont Ciel este afișată eroarea #N/A, înseamnă ca numele beneficiarului completat nu se regăsește în tabelul aferent din sheet-ul Nomenclator conturi. În acest caz, se va verifica că numele beneficiarul este completat corect. Dacă această informație este completată corect, se va adaugă în tabelul din sheet-ul Nomenclator conturi contul din Ciel al noului beneficiar.

După actualizarea fișierului cu toate extrasele din luna precedentă, se va actualiza pivot table-ul din sheet-ul Analiza Overdue folosind butonul de Refresh din tab-ul Data.

Responsabilul va trimite un mail de informare actualizarea incasarilor catre Managerul grupului și Expertul financiar. De asemenea, acest mail va contine si tabelul de AGING din fisier. Cele doua persoane vor putea analiza mai în detaliu valorile Overdue prin accesarea fisierului.

Responsabilul va trimite instiintari de plata catre clientii din Overdue. Pentru facturile cu overdue mai mare de 60 de zile, instiintarile se trimit saptamanal, pentru celelalte instiinterile se trimit lunar, la prima actualizare din luna.

Tot în acest moment se salvează fișierul în folderul \\ROHE10\Home\Doina\veronica\companii\TMTC Acc\Gestiune\Verificare Gestiune în anul și luna corespunzătoarea.

După înregistrarea facturilor de clienți în programul contabil, se va realiza verificarea acestora prin compararea soldurilor finale din fișierul excel cu cele din contabilitate.

Pentru această verificare se va folosi salvat în folderul Verificare Gestiune pentru luna care se realizează verificarea.

Din programul contabil se exportă o balanță de clienți pentru luna dorită. Informațiile din export se copiază fără titlu și total în sheet-ul Verificare contabilitate. Pe coloana Suma neîncasate se calculează soldul din sheet-ul Gestiune Clienti care se verifica cu cel din Ciel pe coloana Verificare. Pentru sumele diferite de zero se va verifica fișa de cont a respectivului beneficiar cu informațiile din fișierul excel.

Verificarea se consideră finalizată când toate sumele de pe coloana Verificare sunt zero.

Gestiunea extracontabilă a Furnizorilor

Pentru a gestiona situația facturilor de furnizor se folosește fișierul FURNIZORI_TMTC ACC_AAAA.xlsx de la următoarea adresă: \\ROHE10\Home\Doina\veronica\companii\TMTC Acc\Gestiune. Acest fișier conține următoarele sheet-uri:

• Gestiune Furnizori
• Analiza Overdue
• Verificare Contabilitate
• Nomenclator conturi

Facturile de furnziori primite în companie se vor inregistra după emitere în sheet-ul Gestiune Furnizori. Tot în acest sheet, se vor completa plățile regăsite în cadrul extraselor de bancă. Actualizarea plăților se realizează de două ori pe lună: 5 și 20 ale lunii.

Completarea informațiilor de mai sus în sheet-ul Gestiune Furnizori se realizează astfel:

• Tip Factura – Se completează tipul facturii (FF, FA, FP).
• Furnizor – Se completează numele furnizorului pentru factura ale cărei informații se completează;
• Cont Ciel – Se extrage din sheet-ul Nomenclator conturi, contul Ciel al furnizorului completat în coloana anterioară;
• Nr. factura – Se completează numărul facturii pentru care se înregistrează informatiile:
• Data factura – Se completează data facturii;
• Data scadenta – Se completează data scadentă;
• Termen – Se calculează în funcție de ziua curentă și data scandentă dacă factura este în termen sau s-a depășit termenul de încasare. Pentru termen se afișează OK și pentru depășirea termenului se afișează Depasit;
• Zile depasite – Se calculează numărul de zile depășite sau numărul de zile păna la data scadentă;
• Tip overdue – Pentru facturile depășite se calculeaza tipul de overdue:
  • Not Due
  • Overdue 0-30
  • Overdue 31-60
  • Overdue 61-90
  • Overdue 91-120
  • Overdue 121-365
  • Overdue >365
• Termen – Se calculează în funcție de ziua curentă și data scandentă dacă factura este în termen sau s-a depășit termenul de încasare. Pentru termen se afișează OK și pentru depășirea termenului se afișează Depasit;
• Valoare fara TVA – Se completează valoarea fără TVA regăsite pe factura de furnizor;
• TVA – În funcție de valoarea fără TVA, se calculează valoarea TVA-ului; Dacă furnizorul nu este plătitor de TVA se va completa zero;
• Total – Se calculează suma dintre valoarea fără TVA și TVA-ul din coloanele anterioare;
• Stare – Se afișează dacă factura este plătită sau nu;
• Valoare platita – Când se completează plata unei facturi, se completează valoarea plătită conform extrasului de bancă;
• Rest de plată – Se calculează valoarea rămasă de plată în funcție de totalul facturii și valoarea plătită.
• Ch/Op – Se completează după caz numărul extrasului de bancă și al OP-ului sau al chitanței cu care s-a realizat plata facturii; Dacă o factură este plătită cu mai multe OP-uri sau chitanțe, fiecare număr de extras și OP sau chitanța se notează cu ; între ele.
• Data – Se completează data în care s-a realizat plata. Daca o factură este plătită în mai multe tranșe, se va nota fiecare dată cu ; între ele.

Dacă coloană Cont Ciel este afișată eroarea #N/A, înseamnă ca numele furnizorului completat nu se regăsește în tabelul aferent din sheet-ul Nomenclator conturi. În acest caz, se va verifica că numele furnizorului este completat corect. Dacă această informație este completată corect, se va adaugă în tabelul din sheet-ul Nomenclator conturi contul din Ciel al noului furnizor.

După actualizarea fișierului cu toate extrasele din luna precedentă, se va actualiza pivot table-ul din sheet-ul Analiza Overdue folosind butonul de Refresh din tab-ul Data.

Responsabilul va trimite un mail de informare actualizarea facturilor și platilor catre Managerul grupului, Expertul financiar și persoana care realizeaza platile. De asemenea, acest mail va contine si tabelul de AGING din fisier. Aceste persoane vor putea analiza mai în detaliu valorile Overdue prin accesarea fisierului.

Tot în acest moment se salvează fișierul în folderul \\ROHE10\Home\Doina\veronica\companii\TMTC Acc\Gestiune\Verificare Gestiune în anul și luna corespunzătoarea.

După înregistrarea facturilor de furnizori în programul contabil, se va realiza verificarea acestora prin compararea soldurilor finale din fișierul excel cu cele din contabilitate.

Pentru această verificare se va folosi salvat în folderul Verificare Gestiune pentru luna care se realizează verificarea.

Din programul contabil se exportă o balanță de furnizori pentru luna dorită. Informațiile din export se copiază fără titlu și total în sheet-ul Verificare contabilitate. Pe coloana Suma neplatite se calculează soldul din sheet-ul Gestiune Furnizori care se verifica cu cel din Ciel pe coloana Verificare. Pentru sumele diferite de zero se va verifica fișa de cont a respectivului furnizor cu informațiile din fișierul excel.

Verificarea se consideră finalizată când toate sumele de pe coloana Verificare sunt zero.

RESPONSABILITATI

RESPONSABIL DE GESTIUNE FISIERE EXTRACONTABILE

• Inregistrarea facturilor emise în fișierul de gestiune a clientilor
• Inregistarea incasarilor din extrasele bancare în fisierul de gestiune a clientilor
• Verificarea lunara dintre inregistrarile excel fisier gestiune clienti și cele din contabilitate
• Trimiterea mailului de informarea Overdue catre Managerul de grup și Expertul financiar
• Trimiterea instiintarilor de plata catre clientii din Overdue. Pentru facturile cu overdue mai mare de 60 de zile, instiintarile se trimit saptamanal.
• Inregistrarea facturilor de furnizori în fișierul de gestiune a furnizori
• Inregistarea platilor din extrasele bancare în fisierul de gestiune a furnizori
• Verificarea lunara dintre inregistrarile excel fisier gestiune furnizori și cele din contabilitate
• Trimiterea mailului de informarea Overdue catre Managerul de grup și Expertul financiar

ANEXE

• CLIENTI_TMTC ACC_AAAA.xlsx
• FURNIZORI_TMTC ACC_AAAA.xlsx
• Instiintare de plata

In cadrul acestei proceduri este descrisa modalitatea de efectuare a instruirilor interne in cadrul companiei.

DOMENIU DE APLICARE

Procedura de instruire interna se aplica intregului personal angajat.

DEFINITII SI ABREVIERI

• Responsabil de proces – persoana care se ocupa de organizarea si buna functionare a procesului
• Responsabil de tip instruire – persoana care raspunde de oranizarea, planificarea si evaluarea instruirilor din aria lui de responsabilitate
• Lector – persoana care sustine instruirea

PROCEDURA

In cadrul companiei TMTC, instruirea se efectueza atat cu resurse interne cat si apeland la surse externe.

Tip-urile de instruire interna sunt urmatoarele:

• Excel
• Conta&Fiscalitate
• Analiza&Raportari
• Soft Skills

DEFINIREA TEMATICII ANUALE

Realizarea tematicii anuale pentru fiecare tip de instruire se efectueaza de catre responsabilii asociati.

Fiecare responsabil realizeaza tematica de studiu pentru anul urmator pana in ultima luna a anului in curs.

Toate tematicile propuse vor fi transmise catre echipa prin intermediul unui chestionar in vederea evaluarii nivelului de cunoastere, a gradului de aplicare in cadrul contractelor precum si prioritizarea lor.

Dupa analiza chestionarului, responsabilul de tip de instruire intocmeste si prezinta tematica validata pentru anul in curs catre toti membrii echipei.

PLANIFICAREA PERIODICA

Planificarea instruirilor se face de 3 ori pe an respectiv in lunile:

1. DECEMBRIE pentru perioda ianuarie – aprilie
2. MARTIE pentru perioada mai – august
3. IULIE pentru perioada septembrie – decembrie.

Planificarea se face in functie de preferintele echipei, conform rezulatelor din chestionare si de relevanta lor in functie de perioada din an.

In mod curent lunar, in cadrul companiei se organizeaza o instruire din categoria Conta&Fiscalitate sustinuta de consultantul Laura Stoica (Audit One), in perioada 15-25 ale lunii.

Durata instruirii este planificata la un maxim de 5 ore, 2 sesiuni de 2.5 ore cu pauza de 1 ora, iar tema abordata este stabilita tinand cont de tematica aprobata de la inceputul anului si va fi in principal din categoria Fiscalitate.

Luand in considerare gradul de incarcare al echipei, lunar se organizeaza maxim 2 instruiri planificate.

Cea de-a doua instruire se va tine in mod alternativ din celelalte categorii: Excel, Contabilitate, Analiza&Raportari, Soft Skills, iar prezentarea se face de catre Lector, unul dintre membrii echipei.

Cursurile vor avea o durata maxima de 3 ore.

Comunicarea planificarii se face de catre fiecare responsabil de tip de instruire prin email si prin actualizarea calendarului existent pe site-ului http://skills.tmtc.ro/.

Cu cel mult o saptamana inainte responsabilul va trimite un reminder catre echipa cu subiectul instruirii, data si ora la care va avea loc.

PREGATIREA INSTRUIRII

Fiecare responsabil de tip de instruire va pregati inainte suportul de curs si prezentarea pe care o va tine in fata echipei.

Suportul de curs va fi transmis echipei prin intermediul interfetei interne http://skills.tmtc.ro/.

Pentru fiecare instruire de tip Conta&Fiscalitate se va pregati si un test pentru evaluarea cunostintelor prezentate in cadrul cursului. Testul va cuprinde maxim 10 intrebari/ probleme care vor confirma intelegerea/ asimilarea informatiilor din tema prezentata.

EVALUAREA INSTRUIRII

La fiecare instruire organizata, responsabilul va completa formularul fisa de instruire si evaluare care va trece pe la fiecare participant pentru semnare.

Fisele de instruire si evaluare se vor numerota si se vor centraliza electronic si fizic intr-un biblioraft impreuna cu tematica anuala aprobata si calendarul periodic comunicat.

La sfarsitul instruirilor de tip Conta&Fiscalitate cunostintele se vor evalua prin intermediul testului pregatit de Lector. Rezultatele obtinute vor fi insemnate in fisa de instruire si evaluare si centralizate intr-o forma electronica pentru analiza si evaluare a rezultatelor procesului de instruire.

RESPONSABILITATI

RESPONSABIL PROCES INSTRUIRE

• Organizarea intregului proces de instruire interna
• Respectarea procedurilor din cadrul procesului de instruie interna
• Se asigura de buna functionare a procesului.

RESPONSABIL DE TIP INSTRUIRE

• Intocmeste tematica anuala pentru tipul de instruire atribuit
• Analizeaza rezultate chestionarului de tematici de instruire interna si intocmeste varianta validata a tematicii anuale.
• Comunica echipei tematica anuala validata
• Planifica instruirile pentru tipul de instruire atribuit
• Comunica echipei de fiecare data modificarile aduse calendarului de instruire interna
• Transmite reminder pentru instruirile ce vor avea loc in saptamana urmatoare

LECTOR

• Pregateste suportul de curs si prezentarea ce o va prezenta echipei.
• Pregateste testul de evaluare a cunostintelor asimilate la curs.*
• Face evaluarea prin testare la sfarsitul cursului si corecteaza testele.*

*pentru instruirile de tip Conta&Fiscalitate

PARTICIPANT

• Confirma participarea la cursurile organizate.
• Ofera feedback lectorului
• Participa la testele de evaluare care se sistem pentru cursul in cauza.

ANEXE

• fisa instruire
• Tematica contabilitate&fiscalitate
• Calendar instruire interna.xlsx
• Chestionar tematici instruire interna.xlsm
• Centralizator fise de instruire si evaluare.xlsx

1. Scop
2. Domeniu de aplicare
3. Definitii si abrevieri
4. Procedura
   • Emitere facturi lunare
   • Emitere facturilor la cerere
   • Emiterea chitantelor

5. Responsabilitati
   • Responsabil de client
   • Operator de facturare

6. Anexe

1. Scop

In cadrul acestei proceduri sunt definite etapele care trebuie indeplinite pentru emiterea unei facturi.

2. Domeniu de aplicare

Procedura de facturare se aplica pentru toate procesele referitoare la emiterea facturilor.

3. Definitii si abrevieri

• OF – Operatorul de facturare

4. Procedura

In cadrul companiei TMTC, procesul de facturare include doua fluxuri:

• Emiterea facturilor lunare
• Emiterea facturilor la solicitarea responsabilului de client

Emiterea facturilor lunare

Operatorul de facturare este responsabil de emiterea facturilor lunare.

Pentru a tine evidenta facturilor care trebuie emise lunar OF foloseste Centralalizatorul Facturilor Lunare din cadrul fisierul Facturirer TMTC.xlsm, in sheet-ul Centralizare FactLunare. Acest tabel contine urmatoarele informatii:

• Nr contract intern – Se completeaza numarul contractului pentru serviciul care se factureaza lunar
• Nr. Act Aditional – Se completeaza numarul actului aditional  prin care s-a prelungit contractul pentru perioada care se emita factura.
• Data contract – Se completeaza data la care a fost semnat contractul.
• Tip Contract – Se completeaza tipul contractului: Contract sau Act Aditional.
• Client – Se alege din lista derulanta numele clientului.
• Obiect contract – Se completeaza descrierea serviciului care se factureaza lunar.
• Responsabil contract – Se alege din lista derulanta numele angajatului care este responsabil pentru clientul si serviciul care se presteaza.
• Data incepere – Se completeaza data de incepere a contractului sau a actului aditional.
• Data sfarsit – Se completeaza data sfarsit a contractului sau a actului aditional.
• Durata contract (luni) – Nu se completeaza. Folosind o formula, se calculeaza numarul de luni in care serviciul se va presta.
• Periodicitate facturare – Se completeaza periodiciatatea facturarii. In acest tabel, se vor completa doar serviciile care se factureaza lunar sau se presteaza lunar dar se factureaza cumulat.
• Ziua facturare – Se completeaza ziua lunii cand se va emite factura.
• Valoare fara TVA – Se completeaza valoarea contractului fara TVA.
• Deviza – Se alege din lista derulanta valuta in care este semnat contractul.
• Stadiu Contract – Nu se completeaza. Folosind o formula, se verifica daca contractul sau actul aditional este in termen.
• Stare contract – Se alege din lista derulanta stadiul in care este contractul: activ, reziliat, in negociere, inactiv.

Pentru emiterea facturii, operatorul de facturare urmeaza urmatorii pasi:

• Verifica facturile care trebuie emise
  • Contracte expirate – Pentru a realiza acest lucru, OF foloseste Centralalizatorul Facturilor Lunare pentru a verifica daca exista contracte care au expirat in luna anterioara. Pentru acestea, va cere responsabililor de clienti informatii cu privire la prelungirea contractelor. Daca aceste contracte se vor prelungi, va alege pe coloana Stare contract
  • Stare contract Negociere – Pentru aceste contracte, OF verifica in fisierul de Gestiune contract daca s-a semnat contractul cu clientul. Daca documentele au fost realizate, va verifica informatiile de pe urmatoarele coloana din tabelul Centralalizatorul Facturilor Lunare si le va actualiza pe cele contin modificari: Nr contract intern, Data contract, Tip Contract, Obiect contract, Responsabil contract, Data incepere, Data sfarsit, Periodicitate facturare, Ziua facturare, Valoare fara TVA, Deviza.
• Completarea informatiilor pentru emiterea facturilor lunar:
  • In sheet-ul Emitere Facturi se actualizeaza cursul valutar in celula C4.
  • Tot in acest sheet, OF incepe completarea informatiilor pentru fiecare linie din facturi:
    • Numar factura – Se completeaza numarul facturii care se va emite. Pentru a afla numarul facturii care trebuie folosit, Operatorul de facturare va verifica fisierul de Clienti. Daca o factura contine mai multe servicii se va completa acelasi numar de factura. In acest tabel, fiecare linie de pe factura se va completa una sub alta.
    • Data factura – Se completeaza data cu care se va emite factura. Daca serviciile facturare sunt in EUR, informatiile din tabel trebuie sa aiba aceeasi data de facturare.
    • Denumire Client complet – Se alege din lista derulanta numele clientului pentru care se emite factura.
    • Descriere Serviciu – Se completeaza descrierea serviciului care va aparea pe factura.
    • U.M. – Se completeaza unitatea de masura. In cazul serviciilor se va nota BUC.
    • CANTITATE – Se noteaza numarul de bucati care se factureaza.
    • Valuta – Se alege din lista derulanta deviza in care este valoarea serviciului conform contract.
    • Valoare unitara Valuta – Se completeaza valoarea unitara in valuta aleasa inainte.
    • Pret unitar (RON) – Nu se completeaza. Folosind o formula, se calculeaza valoarea in RON a pretului unitar care se va folosi in emiterea facturii.
    • Termen Incasare – Se completeaza numarul de zile aferent termenului de plata.
    • Modalitata plata – Se alege din lista derulanta modalitatea de plata.
    • Observatii – Nu se completeaza. Folosind o formula se afiseaza observatiile care vor fi trecute pe factura.
  • Emiterea facturilor – pentru emiterea facturilor se va apasa butonul Genereaza Facturi. Fiecare factura se va printa in format pdf, iar operatorul de facturare va salva fiecare fisier cu numarul facturii in folderul corespunzator anului curent.

La semnarea unui nou contract cu periodicitate de facturare lunara, Responsabilul de client va trimite un email de notificare care va contine urmatoarele detalii:

• Numele clientului
• Numarul contractului
• Daca contractul este semnat de client
• Obiectul contractului
• Valoarea lunara si deviza
• Periodicitatea facturii
• Prima luna de facturare

Operatorul de facturare va completa informatiile primite in fisierul Facturirer TMTC.xlsm, in sheet-ul Centralizare FactLunare. Daca anumite informatii nu sunt disponbile, este responsabil de colectarea tuturor informatiilor necesare inainte de emiterea primei facturi.

Pentru facturile lunare emise catre clienti externi se va folosi sheet-ul Model factura EN si emiterea facturii se va realiza prin completarea de catre Operatorul de facturare a campurilor necesare.

Emiterea facturilor la cerere

Pentru proiectele cu perioada fixa, emiterea facturii se realizeaza la cererea Responsabilului de clienti.

Exemplu de servicii cu perioada fixa:

• Situatiile financiare, Inventarierea patrimoniului.
• Buget
• Modelarea afacerii
• Produse Agenius

Responsabilul de client va trimite un email Operatorului de facturare cu solicitarea de facturare. Responsabilul de client va pune in CC si Managerul companiei.

Formularul solicitarii de facturare se regaseste in anexele atasate prezentei proceduri. Responsabilul de client completeaza urmatoarele informatii in Solicitarea de facturare:

• Responsabil Client – Se alege din lista derulanta numele persoanei care solicita facturarea celula F2.
• Beneficiar – Se alege din lista derulanta numele clientului pentru care se doreste emiterea facturii. Daca este vorba de un client nou se alege Client nou , iar in sheet-ul Client nou se vor completa informatiile necesare pentru facturare.
• Date de contact – In cazul in care se doreste trimiterea facturii prin Curier sau e-mail, se completeaza Numele persoanei de contact si Adresa de E-mail.
• Data factura – Se completeaza data cu care se va emite factura.
• Termen incasare (nr. Zile) – Se completeaza numarul de zile aferent termenului de plata.
• Modalitatea de plata – Se alege din lista derulanta modalitatea in care se va face incasara.
• Optiune transmitere factura – Se alege din lista derulanta una din urmatoarele variante: Trimite mail persoanei de contact, Trimite factura prin curier/posta, Trimite mail catre responsabil client, Fizic catre responsabil client.
• Contract – se completeaza numarul contractului pe baza caruia se realizeaza factura.
• Tabelul aferent serviciilor si produselor – se completeaza cu datele corespunzatoare fiecarui camp.

Pentru facturile care au data facturii sfarsitul lunii, Responsabilul de client va trimite solicitarea de facturare pana in ziua 28 a lunii curente.

Campurile marcate prin culoarea rosie în prezentul text sunt obligatorii. In cazul in care operatorul de facturare primeste o solicitare care nu are toate datele completate va anunta responsabilul de client şi nu va emite factura pana cand nu va primi solicitarea completata cu toate informatiile obligatorii.

Operatorul de facturare salveaza solicitarile de facturare complete in fisierul SF de realizat din H:\.

In cazul in care exista mai multe solicitari de facturare cu aceeasi data de facturare, se completeaza din fiecare Solicitare de facturare informatiile in fisierul Facturirer TMTC.xlsm, in sheet-ul Emitere facturi respectand cerintele de la Emitere facturi lunare.

Daca se doreste emiterea unei singure facturi, informatiile din Solicitarea de facturare se completeaza informatiile in fisierul Facturirer TMTC.xlsm, in sheet-ul Model Factura.

Pentru a afla numarul facturii care trebuie folosit, Operatorul de facturare va verifica fisierul de Clienti.

Pentru facturile lunare emise catre clienti externi se va folosi sheet-ul Model factura EN si emiterea facturii se va realiza prin completarea de catre Operatorul de facturare a campurilor necesare.

Dupa ce factura a fost intocmita, solicitarea de facturare va fi salvata de catre operatorul de facturare in folderul de SF Intocmite din H:\ cu nr. facturii.

Dupa intocmirea facturii, Operatorul de facturare se ocupa de transmiterea facturii in functie de campul Optiune transmitere factura din solicitarea de facturare:

• Trimite mail persoanei de contact – Operatorul de facturare va trimite prin e-mail factura in format electronic catre persoana de contact completata in Solicitarea de facturare. De asemenea, va printa documentul in 3 exemplare, va inmana 2 exemplare Responsabilui de client care le va transmite in format fizic Beneficiarului. Beneficiarul va semna şi stampila un exemplar, pe care Responsabilul de facturare trebuie sa il aduca in departamentul de contabilitate.
• Trimite factura prin curier/posta – Operatorul de facturare va trimite cele 2 exemplare si se va asigura ca Beneficiarul va retransmite un exemplar semnat si stampilat.
• Trimite mail catre responsabil client – Operatorul de facturare va trimite prin e-mail factura in format electronic catre Responsabilul de client. De asemenea, va printa documentul in 3 exemplare, va inmana 2 exemplare Responsabilui de client care le va transmite in format fizic Beneficiarului. Beneficiarul va semna şi stampila un exemplar, pe care Responsabilul de facturare trebuie sa il aduca in departamentul de contabilitate.
• Fizic catre responsabil client – Operatorul de facturare va printa documentul in 3 exemplare, va inmana 2 exemplare Responsabilui de client care le va transmite in format fizic Beneficiarului. Beneficiarul va semna şi stampila un exemplar, pe care Responsabilul de facturare trebuie sa il aduca in departamentul de contabilitate.

Operatorul de facturare actualizeaza lunar sheet-ul Centralizare clienti din fisierul Solicitare de facturare si va transmite modelul actualizat catre toti responsabilii de client.

Emiterea chitantelor

Pentru facturile a caror plata se realizeaza cu cash, Operatorul de facturare va emite chitanta folosind sheet-ul Model chitanta din fisierul Facturirer TMTC.xlsm.

Pentru emiterea chitantei se vor completa urmatoarele campuri:

• Numarul si data chitantei
• Se alege clientul din lista de clienti. Daca este vorba de un client nou se completeaza datele acestuia in sheet-ul Centralizare clienti.
• Suma incasate in cifre si cuvinte.
• Numarul facturii si data facturii.

Dupa intocmirea chitantei, Operatorul de facturare se ocupa de transmiterea acestora in functie de optiunea Responsabilului de client.

5. Responsabilitati

Responsabil de client

• In cazul in care pentru clientul, pentru care se doreste factura, exista facturi depasite se va contacta clientul pentru a realiza plata acestora;
• Completeaza solicitarea de facturare;
• Trimite solicitarea de facturare prin e-mail catre Operatorul de facturare si catre Manager;
• Transmite factura in 2 exemplare Beneficiarului;
• Preda in departamentul de contabilite un exemplar al facturii semnat si stampilat de catre Beneficiar.
• La semnarea unui nou contract in care serviciile sunt prestate lunar, informeaza Operatorul de facturare si ii transmite prin e-mail informatiile detaliate in prezenta procedura.

Operator de facturare

• Verifica daca solicitarea de facturare are toate informatiile obligatorii completate si daca este corect completata;
• Instiinteaza Responsabilul de client in cazul în care solicitarea de facturare si/sau documentele atasate nu sunt conforme cu prezenta instructiune de lucru;
• Actualizeaza sheet-ul Centralizare clienti din fisierul Solicitare de facturare si va transmite modelul actualizat catre toti responsabilii de client.
• Verifica valoarea facturilor depasite pentru clientul respectiv. Daca este mai mare de 0 contacteaza responsabilii ale caror facturi sunt restante pentru a informa clientul in legatura cu aceasta situatie.
• Verifica pentru facturile externe daca se aplica cota de TVA/ce cota de TVA se aplica facturii si noteaza pe factura ce lege stabileste aceste reguli;
• Instiinteaza Responsabilul de client in cazul în care solicitarea de facturare si/sau documentele atasate nu sunt conforme cu prezenta procedura;
• Emite facturile conform solicitarilor de facturare dar si pe cele cu frecventa lunara;
• Emite chitantele pentru facturile a caror plata se realizeaza cash.
• Salveaza solicitarile de facturare pentru care nu a emis facturi in h: de adaugat adresa.
• Salveaza factura si solicitarile de facturare pentru care a emis facturi in folderul corespunzator anului curent.
• Trimite factura clientului, daca este specificat acest lucru de catre Responsabilul de client.

6. Anexe

• Facturier TMTC.xlsm
• Solicitare de facturare TMTC ACC Solicitare de facturare TMTC