SCOP

În cadrul acestei instrucțiuni de lucru este definit cadrul de lucru pentru gestionarea fișierelor extracontabile: Clienți, Furnizori.

DOMENIU DE APLICARE

Această instrucțiune de lucru se aplică în cadrul procesului contabil.

PROCEDURA

În cadrul companiei TMTC Accounting, există următoarele fișiere extracontabile:

• Clienți;
• Furnizori

Gestiunea extracontabilă a Clienților

Pentru a gestiona situația facturilor de clienți se folosește fișierul CLIENTI_TMTC ACC_AAAA.xlsx de la următoarea adresă: \\ROHE10\Home\Doina\veronica\companii\TMTC Acc\Gestiune.

Acest fișier conține următoarele sheet-uri:

• Gestiune Clienti
• Analiza Overdue
• Verificare Contabilitate
• Nomenclator conturi

Facturile de clienți emise de către TMTC Accounting se vor inregistra după emitere în sheet-ul Gestiune Clienti. Tot în acest sheet, se vor completa încasările regăsite în cadrul extraselor de bancă. Actualizarea încasărilor se realizează de doua ori pe lună: 5 și 20 ale lunii.

Completarea informațiilor de mai sus în sheet-ul Gestiune Clienti se realizează astfel:

• Tip Factura – Se alege din lista derulantă tipul facturii;
  • FF – factură fiscală;
  • FA – factură de avans;
  • PP – factură proformă;
  • CI – client incert;
• Nr. factura – Se completează numărul facturii pentru care se înregistrează informatiile:
• Data factura – Se completează data facturii;
• Data scadenta – Se calculează automat data scadentă;
• Termen – Se calculează în funcție de ziua curentă și data scandentă dacă factura este în termen sau s-a depășit termenul de încasare. Pentru termen se afișează OK și pentru depășirea termenului se afișează Depasit;
• Zile overdue – Se calculează numărul de zile depășite sau numărul de zile păna la data scadentă;
• Tip overdue – Pentru facturile depășite se calculeaza tipul de overdue:
  • Not Due
  • Overdue 0-30
  • Overdue 31-60
  • Overdue 61-90
  • Overdue 91-120
  • Overdue 121-365
  • Overdue >365
• Cont Ciel – Se extrage din sheet-ul Nomenclator conturi, contul Ciel al beneficiarului completat în următoarea coloana;
• Beneficiar – Se completează numele beneficiarului pentru factura care se completeaza informatiile;
• Valoare fara TVA – În funcție de Totalul facturii, se calculează valoarea fără TVA;
• TVA – În funcție de Totalul facturii, se calculează valoarea TVA-ului;
• Total – Se completează valoarea totală a facturii;
• Stare – Se afișează dacă factura este încasată sau nu;
• Valoare incasata – Când se completează încasarea unei facturi, se completează valoarea încasată conform extrasului de bancă;
• Rest de incasat – Se calculează valoarea rămasă de încasat în funcție de totalul facturii și valoarea încasată.
• Ch/Op Data – Se completează dupa caz numărul extrasului de bancă și al OP-ului sau al chitanței cu care s-a realizat încasarea;

Dacă coloană Cont Ciel este afișată eroarea #N/A, înseamnă ca numele beneficiarului completat nu se regăsește în tabelul aferent din sheet-ul Nomenclator conturi. În acest caz, se va verifica că numele beneficiarul este completat corect. Dacă această informație este completată corect, se va adaugă în tabelul din sheet-ul Nomenclator conturi contul din Ciel al noului beneficiar.

După actualizarea fișierului cu toate extrasele din luna precedentă, se va actualiza pivot table-ul din sheet-ul Analiza Overdue folosind butonul de Refresh din tab-ul Data.

Responsabilul va trimite un mail de informare actualizarea incasarilor catre Managerul grupului și Expertul financiar. De asemenea, acest mail va contine si tabelul de AGING din fisier. Cele doua persoane vor putea analiza mai în detaliu valorile Overdue prin accesarea fisierului.

Responsabilul va trimite instiintari de plata catre clientii din Overdue. Pentru facturile cu overdue mai mare de 60 de zile, instiintarile se trimit saptamanal, pentru celelalte instiinterile se trimit lunar, la prima actualizare din luna.

Tot în acest moment se salvează fișierul în folderul \\ROHE10\Home\Doina\veronica\companii\TMTC Acc\Gestiune\Verificare Gestiune în anul și luna corespunzătoarea.

După înregistrarea facturilor de clienți în programul contabil, se va realiza verificarea acestora prin compararea soldurilor finale din fișierul excel cu cele din contabilitate.

Pentru această verificare se va folosi salvat în folderul Verificare Gestiune pentru luna care se realizează verificarea.

Din programul contabil se exportă o balanță de clienți pentru luna dorită. Informațiile din export se copiază fără titlu și total în sheet-ul Verificare contabilitate. Pe coloana Suma neîncasate se calculează soldul din sheet-ul Gestiune Clienti care se verifica cu cel din Ciel pe coloana Verificare. Pentru sumele diferite de zero se va verifica fișa de cont a respectivului beneficiar cu informațiile din fișierul excel.

Verificarea se consideră finalizată când toate sumele de pe coloana Verificare sunt zero.

Gestiunea extracontabilă a Furnizorilor

Pentru a gestiona situația facturilor de furnizor se folosește fișierul FURNIZORI_TMTC ACC_AAAA.xlsx de la următoarea adresă: \\ROHE10\Home\Doina\veronica\companii\TMTC Acc\Gestiune. Acest fișier conține următoarele sheet-uri:

• Gestiune Furnizori
• Analiza Overdue
• Verificare Contabilitate
• Nomenclator conturi

Facturile de furnziori primite în companie se vor inregistra după emitere în sheet-ul Gestiune Furnizori. Tot în acest sheet, se vor completa plățile regăsite în cadrul extraselor de bancă. Actualizarea plăților se realizează de două ori pe lună: 5 și 20 ale lunii.

Completarea informațiilor de mai sus în sheet-ul Gestiune Furnizori se realizează astfel:

• Tip Factura – Se completează tipul facturii (FF, FA, FP).
• Furnizor – Se completează numele furnizorului pentru factura ale cărei informații se completează;
• Cont Ciel – Se extrage din sheet-ul Nomenclator conturi, contul Ciel al furnizorului completat în coloana anterioară;
• Nr. factura – Se completează numărul facturii pentru care se înregistrează informatiile:
• Data factura – Se completează data facturii;
• Data scadenta – Se completează data scadentă;
• Termen – Se calculează în funcție de ziua curentă și data scandentă dacă factura este în termen sau s-a depășit termenul de încasare. Pentru termen se afișează OK și pentru depășirea termenului se afișează Depasit;
• Zile depasite – Se calculează numărul de zile depășite sau numărul de zile păna la data scadentă;
• Tip overdue – Pentru facturile depășite se calculeaza tipul de overdue:
  • Not Due
  • Overdue 0-30
  • Overdue 31-60
  • Overdue 61-90
  • Overdue 91-120
  • Overdue 121-365
  • Overdue >365
• Termen – Se calculează în funcție de ziua curentă și data scandentă dacă factura este în termen sau s-a depășit termenul de încasare. Pentru termen se afișează OK și pentru depășirea termenului se afișează Depasit;
• Valoare fara TVA – Se completează valoarea fără TVA regăsite pe factura de furnizor;
• TVA – În funcție de valoarea fără TVA, se calculează valoarea TVA-ului; Dacă furnizorul nu este plătitor de TVA se va completa zero;
• Total – Se calculează suma dintre valoarea fără TVA și TVA-ul din coloanele anterioare;
• Stare – Se afișează dacă factura este plătită sau nu;
• Valoare platita – Când se completează plata unei facturi, se completează valoarea plătită conform extrasului de bancă;
• Rest de plată – Se calculează valoarea rămasă de plată în funcție de totalul facturii și valoarea plătită.
• Ch/Op – Se completează după caz numărul extrasului de bancă și al OP-ului sau al chitanței cu care s-a realizat plata facturii; Dacă o factură este plătită cu mai multe OP-uri sau chitanțe, fiecare număr de extras și OP sau chitanța se notează cu ; între ele.
• Data – Se completează data în care s-a realizat plata. Daca o factură este plătită în mai multe tranșe, se va nota fiecare dată cu ; între ele.

Dacă coloană Cont Ciel este afișată eroarea #N/A, înseamnă ca numele furnizorului completat nu se regăsește în tabelul aferent din sheet-ul Nomenclator conturi. În acest caz, se va verifica că numele furnizorului este completat corect. Dacă această informație este completată corect, se va adaugă în tabelul din sheet-ul Nomenclator conturi contul din Ciel al noului furnizor.

După actualizarea fișierului cu toate extrasele din luna precedentă, se va actualiza pivot table-ul din sheet-ul Analiza Overdue folosind butonul de Refresh din tab-ul Data.

Responsabilul va trimite un mail de informare actualizarea facturilor și platilor catre Managerul grupului, Expertul financiar și persoana care realizeaza platile. De asemenea, acest mail va contine si tabelul de AGING din fisier. Aceste persoane vor putea analiza mai în detaliu valorile Overdue prin accesarea fisierului.

Tot în acest moment se salvează fișierul în folderul \\ROHE10\Home\Doina\veronica\companii\TMTC Acc\Gestiune\Verificare Gestiune în anul și luna corespunzătoarea.

După înregistrarea facturilor de furnizori în programul contabil, se va realiza verificarea acestora prin compararea soldurilor finale din fișierul excel cu cele din contabilitate.

Pentru această verificare se va folosi salvat în folderul Verificare Gestiune pentru luna care se realizează verificarea.

Din programul contabil se exportă o balanță de furnizori pentru luna dorită. Informațiile din export se copiază fără titlu și total în sheet-ul Verificare contabilitate. Pe coloana Suma neplatite se calculează soldul din sheet-ul Gestiune Furnizori care se verifica cu cel din Ciel pe coloana Verificare. Pentru sumele diferite de zero se va verifica fișa de cont a respectivului furnizor cu informațiile din fișierul excel.

Verificarea se consideră finalizată când toate sumele de pe coloana Verificare sunt zero.

RESPONSABILITATI

RESPONSABIL DE GESTIUNE FISIERE EXTRACONTABILE

• Inregistrarea facturilor emise în fișierul de gestiune a clientilor
• Inregistarea incasarilor din extrasele bancare în fisierul de gestiune a clientilor
• Verificarea lunara dintre inregistrarile excel fisier gestiune clienti și cele din contabilitate
• Trimiterea mailului de informarea Overdue catre Managerul de grup și Expertul financiar
• Trimiterea instiintarilor de plata catre clientii din Overdue. Pentru facturile cu overdue mai mare de 60 de zile, instiintarile se trimit saptamanal.
• Inregistrarea facturilor de furnizori în fișierul de gestiune a furnizori
• Inregistarea platilor din extrasele bancare în fisierul de gestiune a furnizori
• Verificarea lunara dintre inregistrarile excel fisier gestiune furnizori și cele din contabilitate
• Trimiterea mailului de informarea Overdue catre Managerul de grup și Expertul financiar

ANEXE

• CLIENTI_TMTC ACC_AAAA.xlsx
• FURNIZORI_TMTC ACC_AAAA.xlsx
• Instiintare de plata